Có nên thuê văn phòng ảo hay không?
Ngày nay, cụm từ “văn phòng ảo” đã không còn xa lạ đối với nhiều người, đặc biệt là những người Startup đang trong quá trình khởi nghiệp. Văn phòng ảo là 1 dịch vụ cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần phải thuê nhân viên hành chính dài hạn. Với một văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu nhưng vẫn sử dụng địa chỉ gửi thư, dịch vụ trả lời điện thoại và nhắn tin, phòng họp, hội nghị video và nhiều hơn nữa với chi phí thấp hơn và linh hoạt hơn. Việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: Văn phòng ảo không phát sinh chi phí cho thuê hoặc mua một tòa nhà, hoặc phải duy trì nó với các dịch vụ bảo vệ và làm vườn cũng như cung cấp đồ đạc và dọn dẹp cho nhân viên và khách hàng; Địa chỉ giao dịch rõ ràng, uy tín và chuyên nghiệp tạo được niềm tin của khách hàng và đối tác.
Bên cạnh việc mang lại nhiều lợi ích thì việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hiện nay vẫn còn một số vướng mắc, bất cập như: việc sử dụng văn phòng ảo sẽ bị hạn chế về mặt thời gian để tiếp khách hàng hoặc đối tác. Thường thì khi sử dụng mỗi gói dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được miễn phí 1 khoảng thời gian nhất định để sử dụng văn phòng khi gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng vượt quá mức thời gian được miễn phí thì sẽ phải trả thêm phí cho nhà cung cấp dịch vụ. Hơn nữa, việc sử dụng văn phòng ảo sẽ khiến cho doanh nghiệp không chủ động được về mặt thời gian khi muốn họp hoặc gặp gỡ đối tác khách hàng tại văn phòng. Vì Phòng họp và phòng tiếp khách sẽ được sử dụng chung cho các doanh nghiệp đăng ký văn phòng ảo. Nên nếu trong trường hợp có nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng phòng họp hoặc phòng tiếp khách chung thì doanh nghiệp cần phải thông báo trước cho nhà cung cấp để sắp xếp thời gian cho phù hợp.
Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo
Để sử dụng dịch vụ văn phòng ảo một cách hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thì bạn cần phải lưu ý những vấn đề sau:
- Tính pháp lý của văn phòng ảo:
Tính pháp lý được xem là một trong những vấn đề quan trọng nhất của việc sử dụng văn phòng ảo vì thông thưởng các doanh nghiệp sẽ lấy địa chỉ của văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký hoạt động kinh doanh. Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Như vậy, trước khi lựa chọn sử dụng văn phòng ảo, doanh nghiệp cần phải lưu ý đến các vấn đề pháp lý liên quan đến việc đăng ký kinh doanh tránh trường hợp dùng văn phòng ảo nhưng lại không đăng ký kinh doanh được. Vì vậy, khi ký hợp đồng thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp cần yêu cầu đơn vị cung cấp đầy đủ các giấy tờ pháp lý liên quan để phục vụ cho việc đăng ký kinh doanh như: Hợp đồng thuê văn phòng, Giấy tờ chứng minh về địa chỉ cho thuê thuộc quyền sử dụng hợp pháp của nhà cung cấp, Giấy tờ pháp lý của nhà cung cấp,….
- Vị trí và Chi phí của văn phòng ảo:
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo thì vị trí văn phòng và chi phí thuê là 2 yếu tố rất quan trọng. Thông thường địa chỉ văn phòng sẽ được đặt tại các Tòa nhà văn phòng ở trung tâm các thành phố lớn để tạo nên sự uy tín, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đăng ký văn phòng ảo ở những tòa nhà lớn, có tên tuổi thì thường chi phí sẽ cao hơn. Vì vậy, tùy vào nhu cầu, định hướng và tài chính mà các doanh nghiệp sẽ chọn đặt địa điểm giao dịch ở trung tâm thành phố hay các quận lân cận. Khu vực trung tâm sẽ là vị trí đắc địa, thuận tiện cho việc di chuyển và tìm kiếm. Ngược lại, nếu nhu cầu của công ty không quá cao, các vị trí lận cận sẽ có chi phí thuê tiết kiệm hơn. Đây là một trong những kinh nghiệm lựa chọn văn phòng ảo giúp bạn thu hẹp đối tượng để đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu hơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý xem chi phí thuê văn phòng đã bao gồm các phí dịch vụ khác không như: chi phí điện, nước, internet, lễ tân, chuyển phát thư từ, fax,…
- Dịch vụ và sự chuyên nghiệp, uy tín:
Mỗi văn phòng ảo sẽ đưa ra những tiện ích riêng để thu hút các doanh nghiệp. Bạn nên cân nhắc và xem xét mức độ cần thiết của các dịch vụ. Cũng như là mức phí bạn phải trả cho nó có thật sự đáng để đầu tư hay không. Dựa vào những đánh giá trên, bạn sẽ tìm được nhà cung cấp văn phòng ảo phù hợp với bạn.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn những đơn vị cung cấp văn phòng ảo uy tín, chuyên nghiệp cũng là một biện pháp tốt giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi những vướng mắc không đáng có trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Để được tư vấn, hỗ trợ về dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TP. Hồ Chí Minh, Quý khách hàng vui lòng liên hệ
☎️ Hotline: 0866.010.055
Email: office@cencovietnam.com
(Tư vấn, báo giá, đặt lịch xem)
Tư vấn miễn phí: Thủ tục thành lập doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh, xin giấy phép doanh nghiệp, Thủ tục mở chi nhánh, văn phòng đại diện, thay đổi địa chỉ doanh nghiệp, Dịch vụ kê khai, báo cáo thuế, báo cáo tài chính.
